Comment choisir un logiciel de caisse enregistreuse ?
Outil indispensable pour tous les commerces, le logiciel d’encaissement permet de simplifier l’exécution des opérations comptables en ce qui concerne les encaissements au niveau des comptoirs de distribution. Le grand avantage avec le logiciel de caisse enregistreuse à la différence des modes conventionnels de gestion est lié au fait qu’il vous permet de réduire au maximum les possibilités d’erreurs dans les opérations.
Votre travail devient plus souple et vous pourrez facilement générer des documents utiles pour le responsable en charge de la comptabilité de votre entreprise. Cette solution innovante à l’instar des outils d’encaissement peut s’utiliser sur un ordinateur ou être reliée à une caisse enregistreuse ou tout point de vente.
Au regard des nombreux points positifs du logiciel de caisse enregistreuse, comment alors le choisir parmi les différentes offres disponibles sur le marché ?
La simplicité d’utilisation et l’ergonomie
Dans l’exercice de vos activités, le logiciel de caisse enregistreuse est une solution qui rend facile la gestion. Même s’il n’est pas obligatoire, il est tout à fait recommandé pour réduire les risques d’erreurs dans les opérations d’encaissement. Cependant, si vous optez pour l’acquisition d’un logiciel de caisse enregistreuse. Il est primordial que votre choix porte sur un outil simple d’utilisation et offrant une bonne ergonomie.
En effet, lorsqu’il est facile à utiliser vous évitez de perdre du temps grâce à son interface agréable. Le logiciel de caisse doit être adapté à votre activité afin de rendre plus facile la prise en main. Lorsque le logiciel d’encaissement choisi est simple d’usage, vous n’aurez aucune difficulté à le maitriser même si vous n’avez aucune notion en informatique. De La configuration à l’exploitation, toutes les fonctionnalités du logiciel doivent être accessibles et opérationnelles en tout temps.
Par ailleurs, le logiciel d’encaissement que vous choisirez doit disposer des fonctionnalités dont le paramétrage sera facile. En effet, le logiciel doit être évolutif afin de vous faciliter la gestion. Il doit pouvoir s’adapter aux différentes fluctuations de votre commerce. Cela repose donc sur la souplesse des abonnements et l’intégration de nouvelles technologies. Par ailleurs, le logiciel de caisse enregistreuse doit être accessible même hors connexion.
Respect de la norme et sécurité du logiciel
Depuis le 1er janvier 2018, tous les logiciels de caisse doivent être en conformité avec la norme NF 525. Elle a été mise en place afin de lutter contre la fraude à la TVA. Un logiciel de caisse enregistreuse doit être donc certifié NF 525 et sécurisé.
Le logiciel doit aussi respecter le RGPD, car le traitement dans les règles des données à caractère personnel est une obligation. Le logiciel de caisse enregistreuse de votre entreprise doit veiller à la sécurisation des données. En effet, ceci doit être mis au centre de tous les logiciels et tiroirs-caisses pour protéger les données de transaction à travers un verrouillage au mot de passe.
En ce qui concerne le prix du logiciel, cela dépend essentiellement de différentes fonctionnalités et les services connexes qu’il offre.
Les autres outils d’encaissement
Pour faciliter la gestion de votre commerce, il existe d’autres outils d’encaissement :
- Terminal de paiement électronique : il s’agit d’un appareil électronique qui favorise les paiements de biens et services sur les sites marchands
- Périphérique de caisse : ce sont des équipements qui sont connectés à votre caisse enregistreuse
- Caisse automatique : elle est employée dans la grande distribution
- Système d’impression
- Scanner
- Balance
- Télécommande tactile
L’utilisation d’un logiciel de caisse enregistreuse est avantageuse pour les commerces. Il aide à obtenir une productivité accrue et limiter les risques d’erreurs dans les opérations d’encaissement.
